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Política de Privacidade

Última atualização: 11 de outubro de 2026

Esta política descreve como o Orby recolhe, utiliza, partilha e protege dados pessoais no contexto da sua plataforma de colaboração (chat, feed, projetos, CRM, documentos, calendário, estatísticas, pessoas e RH e app móvel). Aplica-se a todos os utilizadores e organizações que acedem ao serviço através de orbyintranet.com, platform.orbyintranet.com, admin.orbyintranet.com e apps móveis associadas.

1. Quem é o responsável pelo tratamento

Para os Conteúdos carregados pelos utilizadores no espaço de uma Organização, esta é a responsável pelo tratamento e o Orby atua como subcontratante. Para os dados de conta e de utilização da própria Plataforma, o Orby é o responsável pelo tratamento.

2. Dados que recolhemos

  • Dados de conta: nome, e-mail, telemóvel (opcional), foto de perfil, papel/cargo, departamento, país, organização à qual pertences.
  • Credenciais: palavra-passe (armazenada com hash + salt), tokens de sessão, dispositivos com 2FA registados.
  • Conteúdos do utilizador: mensagens de chat (texto, áudio, vídeo, anexos, sondagens), posts e comentários no feed, ficheiros e pastas, tarefas e projetos, registos de CRM (leads, oportunidades, contactos, interações), eventos de calendário, reconhecimentos e aniversários.
  • Dados de pessoas e RH (introduzidos pela Organização): ficha do colaborador (contrato, horário, contacto de emergência, histórico), férias e ausências, pedidos ao RH, documentos do colaborador, formação e certificados, avaliações e check-ins, processos de saída. Conforme o plano contratado, também registos de assiduidade (data e hora de entrada e saída, origem do registo e correções feitas pelo RH, sem localização GPS nem endereço IP associados) e recibos de vencimento (ficheiro carregado pelo RH, período, data em que foi aberto pelo colaborador).
  • Assistente de IA (quando a Organização o ativa): pedidos que escreves ou colas, respostas geradas, histórico de conversas e registo de consumo (tarefa, créditos e data, sem o conteúdo).
  • Dados técnicos: endereço IP, tipo de navegador, sistema operativo, identificadores de dispositivo móvel, tokens de notificação push.
  • Dados de uso: ações relevantes para auditoria (logins, alterações de permissões, acessos a documentos sensíveis), métricas agregadas para estatísticas internas e para os dashboards do Cliente.
  • Dados de faturação: nome fiscal, NIF, morada, plano contratado, histórico de pagamentos. Não armazenamos dados completos de cartão — esses são processados pelos nossos parceiros de pagamento.

3. Para que usamos os dados

  • Prestar o serviço contratado e as suas funcionalidades (mensagens em tempo real, notificações, sincronização entre dispositivos).
  • Garantir a segurança da Plataforma, prevenir fraudes e investigar incidentes (registos de auditoria).
  • Faturar e gerir pagamentos.
  • Comunicar contigo sobre a tua conta, alterações ao serviço, novas funcionalidades e suporte.
  • Melhorar o produto através de métricas agregadas e anonimizadas.
  • Cumprir obrigações legais e responder a autoridades quando legalmente exigido.

4. Bases legais

Tratamos dados com base em: execução do contrato (para prestar o serviço), obrigações legais (faturação, retenção contabilística), interesse legítimo (segurança, prevenção de fraude, melhoria do produto) e consentimento (notificações de marketing, quando aplicável — sempre revogável).

5. Partilha com terceiros

Não vendemos dados pessoais. Partilhamos apenas com fornecedores essenciais à operação, sob acordos de confidencialidade e proteção de dados:

  • Provedores de cloud para alojamento da aplicação, base de dados e armazenamento de ficheiros.
  • Provedores de e-mail transacional (notificações, convites, recuperação de palavra-passe).
  • Provedores de notificações push para apps móveis (Android/iOS).
  • Plataformas de pagamento (apenas para faturação dos planos pagos).
  • Ferramentas de monitorização e logs (para diagnóstico técnico).
  • Google Analytics 4 (Google Ireland Ltd.), apenas no site público orbyintranet.com, para estatísticas agregadas de visitas (ver secção 11).
  • Fornecedores de inteligência artificial — Anthropic (modelos Claude) e Voyage AI (pesquisa semântica) — apenas para Organizações que ativam o assistente de IA (ver secção 6).

Quando exigido por lei, podemos partilhar dados com autoridades competentes. Não permitimos que estes fornecedores utilizem os teus dados para fins próprios.

6. Assistente de IA

O assistente de IA é opcional: só funciona quando está incluído no plano e a Organização o ativou. O administrador pode desativar tarefas, definir um limite de créditos por pessoa e escolher por quanto tempo o histórico é guardado.

O que é enviado à Anthropic (API Claude). Só quando alguém usa o assistente, ou quando corre uma automatização que essa pessoa configurou: o pedido e o contexto necessário à tarefa, limitado ao que essa pessoa já pode ver no Orby. Consoante a tarefa, isso inclui:

  • o texto que escreves ou colas e, numa conversa, até três trocas anteriores dessa conversa;
  • excertos de documentos a que tens acesso (perguntas aos documentos);
  • mensagens e publicações por ler (resumo do que ficou por ler);
  • as tuas tarefas, eventos de calendário e notificações (“O meu dia”, preparação de reuniões);
  • dados e interações de leads e negócios (follow-up comercial);
  • respostas de inquéritos, sem nomes de quem respondeu e só a partir de um número mínimo de respostas (síntese de inquéritos, reservada a gestores).

O que é enviado à Voyage AI. Nas Organizações que usam as perguntas aos documentos, o texto dos documentos do Drive (em excertos) e o texto das perguntas, para gerar representações numéricas (“embeddings”) usadas na pesquisa por significado. Os resultados ficam guardados na nossa base de dados. Documentos de Organizações sem esta funcionalidade não são enviados.

O que fica nos nossos servidores. A extração de texto dos documentos e o reconhecimento de texto em digitalizações (OCR) são feitos nos nossos servidores, sem terceiros. A pesquisa respeita sempre as permissões do Drive: o assistente nunca usa documentos a que a pessoa não tem acesso.

Sem treino de modelos. Contratamos estes fornecedores em condições que excluem a utilização dos dados enviados para treinar os seus modelos. Podem conservar os pedidos durante um período limitado, para segurança e prevenção de abusos, nos termos dos respetivos contratos. As respostas do assistente são rascunhos para a pessoa rever; não são usadas para tomar decisões automáticas com efeitos jurídicos sobre ninguém.

Retenção. O histórico de conversas é guardado pelo prazo definido pela Organização (entre 1 e 730 dias; 90 por omissão) e apagado automaticamente depois disso. O texto de cada resposta é também guardado durante 30 dias para que um pedido repetido (por exemplo, após uma falha de rede) não seja cobrado duas vezes. O registo de consumo não contém o conteúdo dos pedidos e é mantido para faturação e para o relatório de utilização que os administradores da Organização podem consultar.

7. Transferências internacionais

Alguns fornecedores podem estar localizados fora de Angola (ex.: regiões cloud na Europa ou EUA; os fornecedores de IA indicados na secção 6 estão sediados nos EUA). Sempre que ocorrem transferências internacionais, garantimos salvaguardas adequadas (cláusulas contratuais-tipo, certificações de segurança).

8. Retenção

  • Conteúdos da Organização: mantidos enquanto a conta estiver ativa. Após cessação, a Organização tem 30 dias para exportar; depois disso podem ser apagados.
  • Dados de pessoas e RH: mantidos enquanto a conta estiver ativa, pelo prazo que a Organização (responsável pelo tratamento) definir para cumprir as suas obrigações laborais, fiscais e de segurança social. Recibos de vencimento e registos de assiduidade só são visíveis ao próprio colaborador e a quem gere pessoas na Organização; a chefia direta vê a assiduidade da sua equipa apenas em leitura. Quando um colaborador sai, os dados ficam na Organização até esta os apagar ou até ao fim da conta.
  • Logs de auditoria e segurança: até 12 meses, salvo necessidade legal.
  • Dados de faturação: conforme prazos legais aplicáveis (tipicamente 5 a 10 anos).
  • Assistente de IA: conforme a secção 6.
  • Backups: rotação típica até 30 dias.

9. Segurança

  • Encriptação em trânsito (HTTPS/TLS) em toda a Plataforma.
  • Palavras-passe armazenadas com hash forte e salt (não reversível).
  • Autenticação de dois fatores (2FA) disponível para todos os utilizadores.
  • Isolamento por organização (multi-tenant): nenhuma Organização vê dados de outra.
  • Controlo de acessos por papel e por departamento, com permissões granulares.
  • Registo de auditoria de eventos sensíveis.
  • Backups automáticos e plano de recuperação.
  • Monitorização contínua e atualizações de segurança regulares.

10. Os teus direitos

Tens direito a:

  • Aceder aos teus dados pessoais.
  • Retificar dados inexatos.
  • Solicitar a portabilidade (exportação) dos teus dados.
  • Solicitar a eliminação (“direito ao esquecimento”), salvo retenção legalmente exigida.
  • Opor-te a tratamentos baseados em interesse legítimo.
  • Retirar consentimentos previamente dados.

Para exercer estes direitos, contacta-nos pelos meios indicados na secção 13. Quando os dados são geridos por uma Organização, podemos pedir-te para os exerceres diretamente junto do administrador da tua empresa.

11. Cookies e armazenamento local

Na plataforma (platform.orbyintranet.com, backoffice e apps) utilizamos apenas cookies e armazenamento local estritamente necessários para autenticação, manutenção de sessão e preferências de interface (ex.: tema claro/escuro guardado em orby-theme).

No site público orbyintranet.com usamos também o Google Analytics 4 para saber, de forma agregada, quantas pessoas nos visitam, de onde chegam (por exemplo, pesquisa ou redes sociais), que páginas e secções veem e que botões usam (como "Começar", o vídeo de apresentação ou o contacto). Funciona assim:

  • Os cookies de análise (_ga, _ga_*) só são guardados se aceitares no aviso de cookies. A tua escolha fica em orby-consent e podes mudá-la a qualquer momento em "Preferências de cookies", no rodapé.
  • Sem consentimento, o Google Analytics recebe apenas sinais anónimos, sem cookies nem identificadores, que servem para estimar o número de visitas.
  • Desativámos os sinais de publicidade e o Google Signals: os dados não são usados para anúncios nem cruzados com contas Google.
  • O Google Analytics 4 não guarda endereços IP. Os dados ficam retidos no máximo 14 meses.

Não utilizamos cookies publicitários. A base legal destas estatísticas é o teu consentimento (cookies) e o nosso interesse legítimo em medir, de forma agregada e anónima, o alcance do site.

12. Menores

O Orby não é dirigido a menores de 18 anos e não recolhe conscientemente dados de menores. Se souberes que um menor criou conta sem autorização, contacta-nos para remoção imediata.

13. Contacto e reclamações

Para questões de privacidade ou para exercer os teus direitos, escreve para contacto@orbyintranet.com. Tens também direito a apresentar reclamação junto da autoridade de proteção de dados competente.

14. Alterações a esta política

Podemos atualizar esta política para refletir mudanças no serviço ou na legislação. Alterações materiais serão comunicadas por e-mail e/ou aviso na Plataforma. A versão em vigor é sempre a publicada nesta página.

Documento informativo. Para acordos específicos de tratamento de dados (DPA) com a tua Organização, contacta-nos.